privacy policy EBSD
Deze tekst is een uittreksel uit het bestek T1400 “Raamovereenkomst voor erkende bodemsaneringsdeskundigen voor het opstellen van afperkende bodemonderzoeken, bodemsaneringsprojecten en het opvolgen van bodemsaneringswerken”.
20.2 Verwerking van persoonsgegevens door BOFAS
In het kader van de samenwerking tussen BOFAS en de EBSD, verstrekt de EBSD bepaalde persoonsgegevens (of heeft deze verstrekt) en gaat hij ermee akkoord dat BOFAS deze persoonsgegevens zal verwerken in overeenstemming met het bepaalde in deze clausule.
BOFAS hecht veel waarde aan de privacy van (de personeelsleden van, dan wel de natuurlijke personen die optreden voor) de EBSD en verbindt zich er dan ook toe om de toepasselijke wetgeving in dit verband, en in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Vo 679/2016) (hierna ‘AVG’), na te leven.
Het kan onder andere de volgende persoonsgegevens betreffen: voor- en achternaam, professioneel adres, e-mailadres, telefoonnummer, functie, geboortedatum, opleiding en ervaring.
BOFAS zal in principe geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens (onder andere persoonsgegevens met betrekking tot gezondheid, raciale of etnische afkomst, levensbeschouwelijke of godsdienstige overtuiging, lidmaatschap van een vakbond, seksuele voorkeur, ...) van de EBSD opvragen. De EBSD wordt dan ook vriendelijk verzocht op geen enkele wijze dergelijke persoonsgegevens aan BOFAS mee te delen. Als hij dit toch doet, wordt geacht dat hij dit kennelijk openbaar heeft gemaakt.
Als de EBSD aan BOFAS persoonsgegevens verstrekt van andere personen (zoals bv. collega’s/werknemers) garandeert hij dat deze persoonsgegevens werden verzameld in overeenstemming met de AVG en dat deze betrokkenen onder andere op de hoogte zijn gebracht van de inhoud van deze clausule.
De persoonsgegevens zullen verwerkt worden voor de volgende doeleinden: het doorlopen van de huidige selectie- en gunningsprocedure, administratie en leveranciersbeheer, uitvoeren van de overeenkomst tussen partijen, dagelijkse uitvoering van activiteiten.
Deze worden verwerkt door Bofas op grond van artikel 6.1. (b) (noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst), (c) (nakomen van wettelijke verplichting), (f) (gerechtvaardigd belang – waarborgen van efficiënt en vlot verloop van dagelijkse activiteiten) van de AVG.
Als dit vereist zou zijn voor de verwezenlijking van bovenstaande doeleinden, kan BOFAS de persoonsgegevens van de EBSD overmaken aan derden (bv. leveranciers zoals IT-dienstverlener, maar bijvoorbeeld ook alle andere betrokken actoren bij de uitvoering van de werkzaamheden en/of diensten waarvoor BOFAS op de EBSD beroep doet). Als deze ontvangers optreden als verwerkers heeft BOFAS met hen de nodige verwerkingsovereenkomst gesloten. In principe worden de persoonsgegevens niet buiten de Europese Economische Ruimte verstuurd en bewaard. In het uitzonderlijke geval dat dit zich toch zou voordoen, zal BOFAS de nodige (contractuele) waarborgen treffen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving (bv. EC Standaard Clausules of gelijkaardige contractuele bepalingen afsluiten).
Als dit wettelijk verantwoord of vereist wordt, kunnen de persoonsgegevens ook worden doorgegeven aan bevoegde overheden en/of andere instanties die zich bezighouden met wetshandhaving (bv. politie, onderzoeksrechter, Gegevensbeschermingsautoriteit, etc.).
De EBSD heeft altijd recht op toegang tot zijn persoonsgegevens en kan ze (laten) verbeteren als ze onjuist of onvolledig zijn, ze laten verwijderen en bezwaar maken tegen de verwerking of de verwerking ervan laten beperken als de wettelijke voorwaarden hiertoe vervuld zijn. Hij heeft het recht om een kopie (in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm) van de persoonsgegevens te verkrijgen en de persoonsgegevens te laten doorsturen naar een andere verantwoordelijke (recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens).
privacy@bofas.be
Om deze rechten uit te oefenen kan men zich richten tot privacy@bofas.be.
Als er vragen en/of klachten zijn in verband met de verwerking van de persoonsgegevens, wordt gevraagd om dit eerst met BOFAS uit te klaren. Als dit niet lukt of niet wenselijk is, kan men steeds zijn vraag of klacht richten aan de Gegevensbeschermingsautoriteit (drukpersstraat 35 te 1000 Brussel – contact@apd-gba.be).
BOFAS zal de persoonsgegevens bijhouden zolang dit nodig is voor het verwezenlijken van bovenstaande doeleinden of langer als dit wettelijk vereist zou zijn (bvb. wegens boekhoudkundige regels of gelet op verjaringstermijnen) of voor archiveringsdoeleinden.
20.3 Verwerking van persoonsgegevens door de EBSD
De EBSD erkent dat hij ten aanzien van de persoonsgegevens die hij in het kader van zijn overeenkomst met BOFAS zal ontvangen en verwerken, optreedt als verantwoordelijke voor de verwerking zoals bepaald in artikel 4 (7) AVG. Deze persoonsgegevens kunnen afkomstig zijn van BOFAS maar evengoed van de andere actoren die betrokken zijn bij de uitvoering van de werkzaamheden en/of diensten waarvoor de EBSD wordt ingeschakeld.
De EBSD verbindt zich ertoe de persoonsgegevens die hij van BOFAS ontvangt enkel te verwerken voor de uitvoering van de werkzaamheden en/of diensten en zich er van te onthouden deze persoonsgegevens aan te wenden voor andere doeleinden.
De EBSD garandeert dat zo nodig zijn personeel en enige andere derde partij die door hem betrokken wordt bij de verwerking van de persoonsgegevens, op de hoogte wordt gebracht van het vertrouwelijke karakter van de persoonsgegevens en gebonden is door de afspraken in deze bepaling.
De EBSD verbindt er zich toe om de gepaste technische en organisatorische maatregelen te treffen die nodig zijn voor de bescherming van de persoonsgegevens tegen toevallige of ongeoorloofde vernietiging, tegen toevallig verlies, evenals tegen de wijziging van of de toegang tot, en iedere andere niet toegelaten verwerking van persoonsgegevens.
Op eenvoudig verzoek van BOFAS zal de EBSD toegang en inzicht verlenen met betrekking tot de verschillende (technische en organisatorische) maatregelen die door hem werden genomen opdat de verplichtingen onder deze bepaling na te komen. De EBSD zal in dit verband, geheel op eigen kosten, medewerking en bijstand verlenen.
De EBSD zal de nodige procedures en beleidslijnen in plaats hebben om gepaste maatregelen te nemen in geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens. Van zodra hij kennis heeft genomen van een inbreuk in verband met de persoonsgegevens die werden verstrekt door BOFAS of van enige andere inbreuk, zelfs in verband met persoonsgegevens van derden, die relevant is in het kader van de werkzaamheden en/of diensten, zal hij BOFAS hier zonder onredelijke vertraging, en ten laatste binnen 48 uren, schriftelijk van op de hoogte stellen. De EBSD heeft de verplichting elke persoonsgegevenslek die in zijn schoot plaatsvindt en relevant is in het kader van de werkzaamheden en/of diensten te documenteren, deze documentatie actueel te houden en op eenvoudig verzoek BOFAS een kopie hiervan te verstrekken.
Naar keuze van BOFAS zal de EBSD, na beëindiging van de verwerkingsactiviteit, en ten laatste bij de beëindiging van de overeenkomst (ongeacht de wijze waarop, bv. einde termijn, eenzijdige beëindiging, etc.), de persoonsgegevens teruggeven of verwijderen.